Accordo sul trattamento dei dati personali

Le parti

• Il cliente è l'azienda che si registra a VIISI e accetta i termini di servizio. Per i dati che raccoglie con VIISI è il titolare del trattamento.
• AK è AK innovation s.r.l., via B. Ciurini 89b, 50051 Castelfiorentino (FI), P. IVA e C.F. 02000150512. Tratta quei dati per conto del cliente: è il responsabile del trattamento.

Questo accordo fa parte dei termini di servizio. Il cliente che si registra lo accetta con la prima casella della registrazione, insieme ai termini. [da completare: come lo accettano i clienti registrati prima del 5 ottobre 2026, che quella casella non l'hanno vista.] Le parole usate hanno il significato che hanno nel GDPR. Per i dati di cui AK è titolare (l'account, il sito, la newsletter) vale invece l'informativa privacy.

1 · Oggetto

AK fornisce al cliente VIISI, un registro visitatori in cloud. Per farlo tratta dati personali per conto del cliente. Questo accordo dice come.

2 · Durata

L'accordo vale dall'accettazione fino alla fine del rapporto, prova compresa. Poi vale ancora per il tempo che serve a restituire o cancellare i dati (punto 12).

3 · Natura e finalità del trattamento

Natura. Raccolta dei dati al chiosco, dal telefono di chi arriva, dal portale e dai link mandati alle imprese; registrazione e conservazione; consultazione e organizzazione; invio di email; esportazione; anonimizzazione e cancellazione; lettura automatica dei biglietti da visita.

Finalità. Tenere il registro degli accessi del cliente; avvisare chi riceve una visita; far leggere e firmare i documenti; tenere i documenti e le scadenze delle imprese esterne; mostrare chi risulta dentro e permettere l'appello; dare assistenza al cliente. AK non usa questi dati per scopi propri, salvo conteggi aggregati, senza dati personali, sull'uso del servizio (per esempio quante visite per cliente): servono per i limiti, la fatturazione e il miglioramento del prodotto.

4 · Di chi sono i dati

• visitatori, fornitori, corrieri e i loro accompagnatori;
• referenti: dipendenti e collaboratori del cliente che ricevono le visite;
• imprese esterne: i loro referenti e i loro lavoratori.

5 · Quali dati

• dati di identità e di contatto: nome, cognome, azienda, email, telefono, lingua, targa;
• dati della visita: chi si viene a trovare, motivo, sede, ingresso, orari, stato, i campi aggiunti dal cliente, le note interne e le segnalazioni;
• la fotografia, solo se il percorso del cliente la chiede;
• il codice fiscale letto dal codice a barre della tessera sanitaria; nome, cognome e, dalla carta d'identità italiana, codice fiscale letti dalla banda di codici di carta d'identità o passaporto. Questi codici li legge il tablet, e quell'immagine non esce dal dispositivo. Se si mostra il lato senza codici, o si preme «manda la fotografia a leggere», la foto va a OpenAI come un biglietto da visita;
• le firme sui documenti, con versione, data e ora, impronta del file, indirizzo IP e dispositivo;
• il QR o la tessera RFID di chi torna spesso;
• i documenti delle imprese esterne e dei loro lavoratori, con le scadenze; data di assunzione e tipo di rapporto dei lavoratori;
• dell'idoneità sanitaria, di serie, solo la data fino a cui vale: il certificato non si carica;
• la foto e il testo dei biglietti da visita, e dei documenti mostrati dal lato senza codici, solo per leggerli;
• il testo delle email che il servizio manda a referenti e visitatori.

VIISI propone di serie un solo dato legato alla salute: la data fino a cui vale l'idoneità alla mansione, senza il certificato. Se il cliente accende «Conserva il documento» su quel tipo, carica dati sulla salute e ne risponde. Per il resto VIISI non è pensato per le categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) né per i dati giudiziari (art. 10): il cliente non li inserisce nei campi liberi e nelle note.

I tempi di conservazione sono quelli scritti nell'informativa privacy, punto 4; tempi diversi si impostano su richiesta del cliente.

6 · Le istruzioni del cliente

• AK tratta i dati solo su istruzione documentata del cliente. Sono istruzioni: questo accordo, i termini di servizio, le scelte che il cliente fa nel portale (percorsi, campi, documenti, utenti) e le richieste che manda per email ad assistenza@viisi.it o a privacy@viisi.it.
• Questo vale anche per i trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo (punto 10).
• Se la legge obbliga AK a trattare i dati in un altro modo, AK lo dice prima al cliente, salvo che la legge stessa lo vieti.
• Se secondo AK un'istruzione viola il GDPR o un'altra norma sulla protezione dei dati, AK lo dice subito al cliente.

7 · Riservatezza

Ai dati del cliente accedono solo le persone di AK che ne hanno bisogno per dare il servizio o l'assistenza. Sono impegnate alla riservatezza, o hanno un obbligo legale di riservatezza. [da completare: chi in AK può accedere ai dati dei clienti, e in quali casi.]

8 · Sicurezza

AK applica le misure tecniche e organizzative dell'allegato A, come chiede l'art. 32 del GDPR. Può cambiarle nel tempo, ma senza mai abbassare il livello di protezione.

9 · Sub-responsabili

• Il cliente dà ad AK un'autorizzazione generale a ricorrere ad altri responsabili del trattamento (sub-responsabili). Quelli di oggi sono nell'allegato B.
• Prima di aggiungerne uno o di cambiarlo, AK avvisa il cliente per email almeno 30 giorni prima. Entro quel termine il cliente può opporsi, per motivi legati alla protezione dei dati, scrivendo a privacy@viisi.it. Se non si trova una soluzione, il cliente può disdire senza penali prima che il cambio abbia effetto. [da completare: se in quel caso si restituisce la parte di canone già pagata e non goduta.]
• AK si impegna a vincolare ogni sub-responsabile con un contratto che preveda obblighi di protezione dei dati non inferiori a quelli di questo accordo. [da completare: stato dei contratti con Aruba, Expo e Google.] Se un sub-responsabile non li rispetta, AK ne risponde verso il cliente.

10 · Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

I dati stanno sul server di VIISI, in Italia.

• Dati degli interessati. Dallo Spazio economico europeo esce solo la foto del biglietto da visita (o del lato di un documento senza codici), con il testo letto dal tablet, verso OpenAI, con le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea. Oggi la lettura è accesa per tutti i clienti: il chiosco avvisa prima di accendere la fotocamera, e chi preferisce compila a mano.
• Dati tecnici dei tablet, senza dati degli interessati: Expo (aggiornamenti dell'app, Stati Uniti) e Google (riconoscimento del testo sul tablet, che manda a Google metriche e un identificativo d'installazione). [da completare: garanzie per il trasferimento.]

Ogni altro trasferimento richiede un'istruzione del cliente e una delle garanzie del capo V del GDPR.

11 · Assistenza al cliente

Le richieste delle persone

Il portale dà al cliente gli strumenti per rispondere: estrazione dei dati di una persona (anagrafica, visite e documenti accettati), correzione, anonimizzazione. Se serve altro, AK aiuta su richiesta. Se una richiesta arriva ad AK, AK la gira al cliente senza rispondere nel merito.

Sicurezza e valutazioni d'impatto

AK aiuta il cliente a rispettare gli articoli da 32 a 36 del GDPR (sicurezza, violazioni, valutazione d'impatto, consultazione del Garante), con le informazioni che ha.

Violazioni dei dati

Se AK viene a conoscenza di una violazione dei dati personali del cliente, lo avvisa senza ingiustificato ritardo, per email, agli amministratori del suo account. Dice cosa è successo, quali dati e quante persone sono coinvolti, quali conseguenze sono probabili, cosa ha già fatto e cosa propone. Se non sa ancora tutto, scrive quello che sa e completa appena può.

12 · Fine del rapporto: restituzione e cancellazione

Alla fine del rapporto (termini di servizio, §12), per 60 giorni il cliente può chiedere i suoi dati scrivendo a info@viisi.it, e AK glieli manda in un formato leggibile da un programma. Dopo 60 giorni AK cancella i dati del cliente, file compresi, salvo che una legge imponga di conservarli. [da completare: quando i dati spariscono anche dalle copie di sicurezza.]

13 · Informazioni e verifiche

Su richiesta, AK mette a disposizione del cliente le informazioni che servono a dimostrare che rispetta questo accordo e l'art. 28 del GDPR: la descrizione delle misure di sicurezza, l'elenco dei sub-responsabili, i controlli sull'isolamento fra le aziende. Il cliente, o un revisore da lui incaricato e tenuto alla riservatezza, può fare verifiche e ispezioni. Si concordano prima, senza intralciare il servizio e senza accedere ai dati di altri clienti. [da completare: preavviso e costi delle ispezioni.]

14 · Gli obblighi del cliente

• Il cliente sceglie finalità e basi giuridiche, raccoglie i dati in modo lecito e dà ad AK istruzioni lecite.
• Informa le persone con la sua informativa, compreso che la foto dei biglietti da visita, e dei documenti mostrati dal lato senza codici, va a OpenAI.
• Se collega VIISI ad altri sistemi (API, webhook, assistenti di intelligenza artificiale), decide lui quei trasferimenti, e ne risponde.

15 · Responsabilità, e cosa prevale

Per la responsabilità valgono i termini di servizio (§10), nei limiti che la legge consente. Se questo accordo e i termini dicono cose diverse sulla protezione dei dati, vale questo accordo.