Termini di servizio

1 · Chi fornisce il servizio

VIISI è fornito da AK innovation s.r.l., via B. Ciurini 89b, 50051 Castelfiorentino (FI), P. IVA e C.F. 02000150512 («AK»). Usando il servizio accettate questi termini e l'accordo sul trattamento dei dati, che ne fa parte (§16).

• Per sottoscrivere, per la disdetta e per le domande commerciali: info@viisi.it.
• Per l'assistenza: assistenza@viisi.it.
• Per i dati personali: privacy@viisi.it.

2 · Cos'è VIISI, e per chi

Un registro visitatori: registra chi entra in azienda da un tablet o dal telefono di chi arriva, avvisa la persona che riceve, fa leggere e firmare documenti, tiene i documenti delle imprese esterne e conserva lo storico degli accessi. Le funzioni sono descritte alla pagina delle funzioni. Quelle segnate «da attivare» oggi non sono disponibili.

Il servizio è riservato alle aziende: imprese, professionisti ed enti che lo usano per la loro attività. Non è offerto ai consumatori. Chi si registra dichiara di agire per un'azienda e di poterla impegnare.

3 · L'account

• Serve un indirizzo email aziendale valido, che va confermato.
• Le credenziali sono personali: chi le condivide risponde di ciò che viene fatto con esse.
• Ogni azienda è responsabile degli accessi che crea per i propri collaboratori, e di revocarli quando una persona non deve più entrare.
• Va comunicato subito qualunque uso non autorizzato di cui veniate a conoscenza.

4 · Prezzo, prova, pagamento e rinnovo

Il prezzo

L'abbonamento costa 300 € l'anno per azienda, IVA esclusa. Comprende le funzioni della pagina delle funzioni e fino a cinque chioschi collegati. Un chiosco è un tablet vostro, collegato a VIISI con un codice: tablet, connessione e stampante non sono compresi e restano a carico vostro. Chi si registra dal proprio telefono non conta come chiosco. I chioschi oltre il quinto hanno un prezzo che si concorda per email. Non c'è un pagamento mensile.

La prova

I primi trenta giorni sono gratuiti e non richiedono un metodo di pagamento. Cinque giorni prima della fine vi scriviamo per ricordarvelo. Se volete continuare, scriveteci a info@viisi.it. Altrimenti, il giorno dopo la fine della prova il servizio si sospende, senza periodo di tolleranza, e ve lo scriviamo. Per 60 giorni i dati restano: se li volete, ce li chiedete e ve li mandiamo (§12).

Sottoscrizione, pagamento e fattura

Per sottoscrivere scrivete a info@viisi.it. Vi chiediamo i dati per la fattura, compreso il codice destinatario SDI o l'indirizzo PEC. La fattura elettronica la emette AK innovation s.r.l. Il canone si paga per l'anno; il modo e i tempi del pagamento si concordano per email.

Durata e rinnovo

L'abbonamento dura dodici mesi e si rinnova da solo per un altro anno, salvo disdetta. La disdetta si manda per email a info@viisi.it entro la scadenza. Non ci sono penali né vincoli pluriennali.

Se il pagamento non arriva

Il mancato pagamento non interrompe il servizio all'istante: alla scadenza del periodo pagato il servizio resta attivo per altri quindici giorni, e ve lo scriviamo. Se in quei quindici giorni il pagamento non arriva, l'accesso si sospende (§11). Anche in quel caso i dati restano per 60 giorni (§12), e il servizio riparte quando risulta pagato il periodo in corso.

5 · I dati dei visitatori sono vostri

I dati raccolti dal vostro chiosco appartengono alla vostra azienda, che ne è titolare del trattamento. AK li tratta per vostro conto, come responsabile, secondo l'accordo sul trattamento dei dati. Questo significa che spetta a voi:

• informare i visitatori di cosa raccogliete e perché, compreso che la foto dei biglietti da visita, e dei documenti mostrati dal lato senza codici, va a OpenAI (§9);
• decidere quali dati chiedere;
• rispondere alle richieste di chi vuole vedere i propri dati o cancellarli;
• usare il registro per la finalità dichiarata e non per altro.

I tempi di conservazione sono uguali per tutte le aziende. Se una persona non torna da 24 mesi, nome, recapiti, targa, foto, note dell'anagrafica e codice fiscale si cancellano da soli; le visite restano, senza questi dati. Le foto si cancellano dopo 7 giorni, salvo quelle di chi ha un tesserino o un QR permanente ancora valido. Il giornale delle operazioni si cancella dopo 12 mesi. I dettagli sono nell'informativa privacy. Se ve ne servono di diversi, li impostiamo noi su vostra richiesta.

Il portale mette a disposizione gli strumenti per fare la vostra parte: esportazione del registro, estrazione dei dati di una persona, anonimizzazione. La decisione su come usarli è vostra.

6 · Uso corretto

Non è consentito:

• usare il servizio per finalità diverse dalla registrazione degli accessi;
• tentare di accedere ai dati di altre aziende clienti;
• caricare documenti o contenuti che violino diritti altrui o la legge;
• sottoporre il servizio a carichi automatici tali da comprometterne il funzionamento per gli altri.

7 · Disponibilità e aggiornamenti

Facciamo il possibile perché il servizio sia sempre raggiungibile, ma non lo promettiamo senza interruzioni: manutenzioni, guasti e cause esterne possono renderlo indisponibile. Le manutenzioni programmate vengono annunciate in anticipo e svolte fuori dall'orario di lavoro quando è possibile.

Il chiosco continua a registrare chi entra anche senza collegamento: le registrazioni restano sul tablet e arrivano al vostro registro appena la rete torna, con le informative accettate. Il tablet ne tiene una copia, così chi firma può leggerle anche scollegato.

Preferiamo dire anche che cosa non funziona in quei minuti, perché una promessa generica non vi aiuterebbe a organizzarvi: senza collegamento non si registrano le uscite, non parte nessun avviso al referente, il badge non si stampa e i dati del biglietto da visita non vengono letti. Il portale, e quindi l'elenco di chi è dentro, vive sul nostro server, e non è raggiungibile finché la rete non torna: tenetene una copia stampata all'ingresso.

Gli aggiornamenti del portale e dell'app del chiosco sono compresi nel prezzo. L'app del chiosco scarica le versioni nuove dai server di Expo: gli aggiornamenti non contengono dati dei visitatori.

8 · VIISI e la sicurezza sul lavoro

VIISI tiene il registro degli accessi, le firme e le scadenze dei documenti. Non sostituisce il piano di emergenza, la valutazione dei rischi, il DUVRI né le altre verifiche che la legge affida al datore di lavoro o al committente. L'elenco dei presenti è giusto quanto le uscite registrate, e senza rete il portale non si apre: tenete una copia stampata all'ingresso.

• L'elenco dei presenti comprende chi si registra: i dipendenti non ci sono.
• Oggi l'appello di evacuazione non si salva: resta sul telefono di chi lo fa.
• La decisione su chi entra resta vostra, anche quando VIISI segnala che i documenti di una persona o di un'impresa non sono in regola.
• Se il servizio è sospeso, si fermano anche l'elenco dei presenti e l'appello: in quel caso gli ingressi vanno annotati in altro modo.

9 · Lettura dei biglietti e assistenti di intelligenza artificiale

Lettura dei biglietti da visita. Se chi arriva mostra un biglietto da visita senza QR, il chiosco ne manda la foto e il testo letto a un servizio di intelligenza artificiale, OpenAI, che trascrive i dati nei campi del modulo. Lo stesso vale per il lato di un documento senza codici, o per la foto mandata con «manda la fotografia a leggere»: la banda di codici dei documenti e il codice a barre della tessera sanitaria invece si leggono sul tablet. Lo stesso lettore aiuta a ritrovare la visita all'uscita. Oggi la funzione è accesa per tutte le aziende, senza un interruttore. Il chiosco lo dice prima di accendere la fotocamera, e chi preferisce compila a mano. OpenAI tratta questi dati come sub-responsabile di AK, come spiega l'accordo sul trattamento dei dati. Voi dovete scriverlo nella vostra informativa per i visitatori.

Assistenti di intelligenza artificiale. Se collegate a VIISI un assistente (per esempio Claude) con il collegamento MCP, l'assistente lavora con i permessi della persona che lo usa. Il programma di collegamento per ora ve lo mandiamo noi, su richiesta ad assistenza@viisi.it, e usa le credenziali del portale di chi lo installa. I dati che chiede vanno al fornitore dell'assistente che avete scelto voi: quel trattamento lo decidete voi, con il vostro fornitore. Lo stesso vale per i dati che leggono le API o che VIISI manda ai vostri sistemi con i webhook.

10 · Responsabilità

Rispondiamo di dolo e colpa grave, che la legge non consente di escludere. Per il resto la nostra responsabilità è commisurata a quanto avete pagato: non supera il canone dell'anno in corso. Non rispondiamo di perdite indirette, mancati guadagni, né delle conseguenze di un uso del registro difforme da quanto indicato ai punti 5 e 8: in particolare, la decisione di lasciare entrare o meno una persona resta vostra, anche quando il sistema segnala che i suoi documenti non sono in regola.

11 · Sospensione

Il servizio si sospende quando la prova finisce senza sottoscrizione, o quando il pagamento non arriva entro i quindici giorni di tolleranza (§4). Possiamo sospendere anche un account che viola questi termini, dandone comunicazione e indicando il motivo.

Durante la sospensione si fermano il portale, i chioschi, l'elenco dei presenti e l'appello: gli ingressi vanno annotati in altro modo. Se il pagamento arriva, il servizio riparte con il periodo in corso, allo stesso prezzo. Una sospensione per la fine della prova o per un pagamento che non arriva fa partire i 60 giorni del §12: se il servizio non riparte prima, i dati si cancellano.

12 · Fine del rapporto e dati

Il rapporto finisce quando il servizio si sospende per la fine della prova o per un pagamento che non arriva entro i quindici giorni di tolleranza, quando l'abbonamento scade dopo una disdetta, o quando chiudete l'account scrivendo a info@viisi.it.

Alla fine del rapporto il servizio si ferma. Per 60 giorni potete chiederci i vostri dati scrivendo a info@viisi.it, e ve li mandiamo. Dopo 60 giorni li cancelliamo, file compresi. Se nei 60 giorni il servizio riparte, perché sottoscrivete o il pagamento arriva, i dati restano. I dati delle fatture restano nel programma di fatturazione di AK innovation s.r.l., fuori da VIISI, per il tempo che la legge fiscale richiede.

13 · Modifiche

Se questi termini cambiano, vi avvisiamo per email almeno 30 giorni prima che le modifiche abbiano effetto. Se non le accettate, potete disdire prima di quella data, senza penali. [da completare: se in quel caso si restituisce la parte di canone già pagata e non goduta.] Continuare a usare il servizio dopo quella data significa accettarle, salvo le clausole del §15: se cambiano, si approvano di nuovo per iscritto. Una modifica non può aumentare il canone sottoscritto (§4).

14 · Legge applicabile e foro

Si applica la legge italiana. Per ogni controversia su questi termini è competente in via esclusiva il Foro di Firenze.

15 · Clausole approvate in modo specifico

Ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del codice civile, alla registrazione approvate in modo specifico, con una seconda casella, queste clausole:

• §4, rinnovo automatico dell'abbonamento;
• §10, limiti di responsabilità;
• §11, sospensione del servizio;
• §14, Foro di Firenze esclusivo.

16 · Allegato: l'accordo sul trattamento dei dati

L'accordo sul trattamento dei dati personali (art. 28 del GDPR) fa parte di questi termini. Chi si registra lo accetta con la prima casella, insieme a questi termini, e da quel momento vale per tutto il rapporto, prova compresa. [da completare: come accettano accordo e clausole del §15 i clienti registrati prima del 5 ottobre 2026, che non hanno visto queste caselle.]