Informativa privacy

Ultimo aggiornamento: 5 ottobre 2026

Testo in revisione. Questa informativa è una bozza: AK innovation s.r.l. la sta rivedendo prima della versione definitiva. I punti segnati «da completare» mancano ancora. Alcune regole sono in preparazione, e fino ad allora le applica AK a mano: la cancellazione a fine rapporto, quella delle registrazioni mai confermate e i registri del server a 6 mesi. Per le aziende sospese, nei 60 giorni prima della cancellazione, i tempi del punto 4 (per esempio le foto a 7 giorni) oggi non si applicano.

1 · Chi siamo e come scriverci

VIISI è un prodotto di AK innovation s.r.l., via B. Ciurini 89b, 50051 Castelfiorentino (FI), P. IVA e C.F. 02000150512.

Per tutto quello che riguarda i dati personali scrivete a privacy@viisi.it. AK innovation non ha nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO): per la sua attività non è obbligatorio.

2 · Due ruoli diversi

In VIISI ci sono due tipi di dati personali, e AK ha un ruolo diverso per ciascuno. È la cosa più importante di questa pagina.

AK è titolare

Per i dati dell'account: l'azienda cliente e le persone che usano il portale. Per chi visita questo sito, per chi ci scrive, per la newsletter e gli avvisi commerciali. Qui AK decide perché e come trattare i dati, e risponde di questa informativa. I dettagli sono al punto 3.

AK è responsabile, per conto dell'azienda cliente

Per i dati che l'azienda cliente raccoglie con VIISI: visitatori, referenti che ricevono le visite, imprese esterne e i loro lavoratori. Qui il titolare è l'azienda cliente. È lei che decide cosa raccogliere, perché e a chi mostrarlo, ed è lei che informa le persone con la sua informativa. AK tratta questi dati solo per suo conto, secondo l'accordo sul trattamento dei dati (art. 28 del Regolamento UE 2016/679, il GDPR). I dettagli sono al punto 4.

Se siete un visitatore, un fornitore o il lavoratore di un'impresa esterna
Per sapere perché i vostri dati sono stati raccolti, o per chiederne la cancellazione, rivolgetevi all'azienda che vi ha ricevuto o che vi ha chiesto i documenti: è lei il titolare. Se scrivete a noi, giriamo la richiesta a quell'azienda e la aiutiamo a rispondervi.

3 · I dati di cui AK è titolare

Dati	Perché	Base giuridica	Per quanto
Account. Dell'azienda: ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo e telefono della sede. Dell'amministratore e dei colleghi che aggiunge: nome, cognome, email, telefono, ruolo. La password è salvata solo come impronta crittografica (Argon2id): nessuno la può leggere.	Aprire e gestire l'account, dare il servizio e l'assistenza, mandare gli avvisi sulla prova e sull'abbonamento.	Contratto (art. 6.1.b GDPR).	Per tutta la durata del rapporto. Si cancellano 60 giorni dopo la fine. Una registrazione mai confermata si cancella dopo 30 giorni. Della cancellazione resta, nel giornale degli interventi di AK, una riga con ragione sociale, partita IVA, motivo e data.
Consensi. Quali caselle sono state spuntate alla registrazione (termini e informativa, newsletter, avvisi commerciali), sì o no, quando e da quale indirizzo IP.	Poter dimostrare che cosa è stato accettato.	Legittimo interesse (art. 6.1.f).	Come l'account.
Fattura. Ragione sociale, partita IVA, sede, codice destinatario SDI o PEC; importi, scadenze e pagamenti.	Emettere la fattura elettronica e tenere la contabilità.	Contratto e obbligo di legge (art. 6.1.b e 6.1.c).	La fattura la emette AK innovation s.r.l. con il proprio programma di fatturazione, fuori da VIISI: lì i dati restano per il tempo che la legge fiscale richiede. In VIISI importi e scadenze restano come l'account. La fattura passa dal Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. [da completare: chi tiene la contabilità e quale programma di fatturazione ricevono questi dati.]
Accessi al portale. Indirizzo IP, browser, data e ora delle sessioni. Nel giornale delle operazioni: chi ha fatto cosa, e quando.	Sicurezza; ricostruire un'operazione contestata.	Legittimo interesse (art. 6.1.f).	Sessioni: cancellate 30 giorni dopo la scadenza. Giornale delle operazioni: 12 mesi.
Registri del server (nginx e pm2). Indirizzo IP, data e ora, indirizzo richiesto, browser. Nei registri di pm2 anche l'email di chi chiede una nuova password o un nuovo invio della conferma, e di chi si registra con dati già presenti. I codici segreti che stanno negli indirizzi (link di conferma, link per le imprese, codici del telefono): nei registri di pm2 sono mascherati; nel registro degli accessi di nginx l'indirizzo si scrive senza la parte dopo il «?», e le richieste con un codice nel percorso non si scrivono. Il registro degli errori di nginx può contenere l'indirizzo intero. [da completare: confermare che questa configurazione di nginx è attiva sul server.]	Sicurezza; trovare la causa di un guasto.	Legittimo interesse (art. 6.1.f).	6 mesi.
Richieste e segnalazioni. Le richieste fatte dal portale (chioschi in più, spazio, fattura), i problemi segnalati dal chiosco con i dati tecnici del tablet, le email che ci mandate.	Rispondere e dare assistenza.	Contratto o richieste prima del contratto (art. 6.1.b).	Richieste e segnalazioni nel servizio: come l'account. Email: [da completare: per quanto si tengono le email ricevute].
Newsletter. Email e nome.	Novità di prodotto, guide e casi d'uso.	Consenso (art. 6.1.a), revocabile.	Fino alla revoca.
Avvisi commerciali. Email e nome.	Proposte su Sistema Otto, il sistema di AK Innovation per le presenze dei dipendenti (software in cloud, app e marcatempo), e sugli altri prodotti di AK.	Consenso (art. 6.1.a), revocabile.	Fino alla revoca.

Chi visita questo sito lascia solo le righe dei registri del server. Il sito non usa cookie né strumenti di analisi (vedi il punto 7).

I dati dell'account servono a dare il servizio: senza, l'account non si può aprire. Newsletter e avvisi commerciali invece sono facoltativi.
AK non prende decisioni automatizzate che abbiano effetti giuridici sulle persone (art. 22 del GDPR). La lettura dei biglietti da visita con l'intelligenza artificiale riempie solo i campi del modulo, che restano modificabili.

4 · I dati che AK tratta per conto delle aziende clienti

Quali chiedere lo decide l'azienda cliente, nei suoi percorsi: la fotografia, per esempio, si raccoglie solo se il percorso la chiede. Qui sotto c'è tutto quello che VIISI può raccogliere, e per quanto lo tiene oggi. I tempi sono uguali per tutte le aziende. Se un'azienda ne vuole di diversi, li impostiamo noi su sua richiesta.

Di chi	Quali dati	Per quanto
Visitatori, fornitori, corrieri, accompagnatori	Nome e cognome; azienda, email, telefono, targa, lingua; chi vengono a trovare, motivo, sede, ingresso, ora di entrata e di uscita; i campi aggiunti dall'azienda; le note interne e le segnalazioni, che il visitatore non vede; il QR o la tessera di chi torna spesso.	Se una persona non torna da 24 mesi, nome, recapiti, targa, foto, note dell'anagrafica e codice fiscale si cancellano; le visite restano, senza questi dati. Restano invece, per la durata del rapporto con l'azienda cliente, firme, note e campi della visita, email inviate e credenziali. Chi è in rubrica senza aver mai fatto una visita (per esempio il lavoratore di un'impresa esterna) resta finché l'azienda lo tiene.
Visitatori, se il percorso chiede la foto	La fotografia scattata al chiosco.	7 giorni. Chi ha un tesserino o un QR permanente ancora valido tiene la sua foto finché la credenziale vale.
Visitatori che usano un documento	Dal codice a barre della tessera sanitaria il codice fiscale. Dalla banda di codici di carta d'identità e passaporto nome e cognome e, dalla carta d'identità italiana, anche il codice fiscale. Questi codici li legge il tablet: quell'immagine non esce dal dispositivo. Se si mostra il lato senza codici, o si preme «manda la fotografia a leggere», la foto va a OpenAI come un biglietto da visita.	Come l'anagrafica del visitatore. La foto mandata a OpenAI: come i biglietti da visita.
Chi firma un documento al chiosco	L'immagine della firma, la versione del documento letta, data e ora, l'impronta del file, l'indirizzo IP e il dispositivo. È una firma elettronica semplice.	Per la durata del rapporto con l'azienda cliente.
Visitatori che mostrano un biglietto da visita	La foto del biglietto e il testo letto dal tablet vanno a OpenAI, che li trascrive nei campi del modulo (vedi i punti 5 e 6). Lo stesso lettore aiuta a ritrovare la visita all'uscita. VIISI non conserva la foto: restano solo i dati scritti nel modulo.	Nei registri antiabuso di OpenAI fino a 30 giorni.
Referenti e visitatori che ricevono email	Il testo delle email mandate dal servizio (inviti, codici per uscire, avvisi di arrivo), con i nomi.	Per la durata del rapporto con l'azienda cliente.
Chi si registra mentre manca la rete	Una copia tecnica di quello che il chiosco ha registrato senza rete.	90 giorni, e mai oltre il tempo delle visite.
Referenti (i dipendenti dell'azienda cliente che ricevono le visite)	Nome, cognome, email, telefono, sede e reparto.	Finché l'azienda li tiene in elenco, al più per la durata del rapporto.
Imprese esterne e i loro lavoratori	Dati e contatti dell'impresa; i suoi documenti (DURC, visura, polizza, idoneità tecnico-professionale e altri) con scadenze e file. Per i lavoratori: nome, cognome, data di assunzione, tipo di rapporto e documenti personali (formazione, abilitazioni). Dell'idoneità sanitaria, di serie, si registra solo fino a quando vale: il certificato non si carica. Se l'azienda accende «Conserva il documento» su quel tipo, carica un dato sulla salute e ne risponde.	Per la durata del rapporto con l'azienda cliente.
Chi organizza un appuntamento dal calendario (funzione da attivare)	Il messaggio di invito arrivato all'indirizzo VIISI dell'azienda.	Si cancella 14 giorni dopo la scadenza della richiesta; i messaggi scartati dopo 30 giorni. L'email di chi ha già confermato un invito si dimentica dopo 400 giorni senza conferme.

Alla fine del rapporto con un'azienda cliente, per 60 giorni l'azienda può chiederci i suoi dati scrivendo a info@viisi.it, e glieli mandiamo. Poi li cancelliamo, file compresi.

Se l'azienda collega VIISI ai suoi sistemi (API, webhook, un assistente di intelligenza artificiale), i dati che quei sistemi leggono escono da VIISI verso fornitori scelti dall'azienda: di quel trattamento risponde lei.

5 · I fornitori che trattano i dati per conto di AK

Fornitore	Cosa fa	Dove
Aruba S.p.A.	Il server dedicato su cui gira VIISI: database, file, portale e sito.	Italia. [da completare: tipo di contratto e nomina a responsabile del trattamento.]
Aruba S.p.A.	La posta: le email del servizio partono dal server di posta di Aruba, e le caselle @viisi.it stanno su Aruba.	Italia. [da completare: contratto di posta e nomina a responsabile.]
OpenAI Ireland Ltd.	La lettura dei biglietti da visita: riceve la foto del biglietto e il testo letto dal tablet, e restituisce i campi. La foto viaggia dentro la richiesta, non viene caricata come file. VIISI non chiede a OpenAI di conservare le risposte. OpenAI tiene i registri antiabuso fino a 30 giorni e non usa i dati dell'API per addestrare i suoi modelli. Vale l'accordo sul trattamento dei dati di OpenAI, in vigore dal 1° gennaio 2026.	Anche fuori dallo Spazio economico europeo: il progetto OpenAI usato da VIISI non è europeo. Vedi il punto 6. I sub-responsabili di OpenAI sono elencati su platform.openai.com/subprocessors.
650 Industries, Inc. (Expo, servizio EAS Update)	Gli aggiornamenti dell'app del chiosco: il tablet li scarica dai server di Expo. Non passano dati dei visitatori. Expo riceve l'indirizzo di rete del tablet, la versione e il canale dell'app, la piattaforma e un identificativo d'installazione.	Stati Uniti. [da completare: garanzie per il trasferimento.]
Google (ML Kit)	Il riconoscimento del testo sul tablet. Le immagini restano sul tablet. ML Kit manda a Google dati tecnici: modello e sistema del dispositivo, versione dell'app, metriche di funzionamento e un identificativo d'installazione. Nessun dato dei visitatori.	[da completare: società, paese e garanzie per il trasferimento.]

Copie di sicurezza. [da completare: dove vanno le copie del database e dei file (un server di AK, in Italia?), ogni quanto si fanno, per quanto si tengono, se sono cifrate.]

Il sito non usa Google Fonts, strumenti di analisi o altri servizi esterni: le pagine si caricano solo dal server di VIISI.

6 · Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Lo Spazio economico europeo (SEE) è l'Unione europea più Norvegia, Islanda e Liechtenstein. Il server di VIISI è in Italia, presso Aruba S.p.A.

Dati dei visitatori. Esce solo la foto del biglietto da visita (o del lato di un documento senza codici), con il testo letto dal tablet, verso OpenAI, con le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea. Oggi la lettura è accesa per tutte le aziende clienti, senza un interruttore. Il chiosco avvisa prima di accendere la fotocamera, e chi preferisce compila il modulo a mano.

Dati tecnici dei tablet, senza dati dei visitatori: Expo (aggiornamenti dell'app, Stati Uniti) e Google (riconoscimento del testo sul tablet, che manda a Google metriche e un identificativo d'installazione). [da completare: garanzie per il trasferimento.]

Il sito non usa cookie, né strumenti di analisi o di profilazione. Non carica caratteri, script o immagini da altri siti.
Il portale salva nel vostro browser, nell'archivio locale, i codici della sessione: servono solo a non rifare l'accesso a ogni pagina. Si cancellano quando uscite dal portale.
Il chiosco tiene sul tablet solo quello che gli serve per lavorare: il codice del dispositivo, le informative da mostrare, l'elenco dei referenti (nome, cognome e reparto) per cercarli anche senza rete e, quando manca la rete, le registrazioni e le foto in attesa di partire (le foto al più 7 giorni).
Le pagine che si aprono da un link con un codice (registrazione dal telefono, documenti per le imprese, conferma dell'account) non mandano il loro indirizzo ad altri siti.

Per questo il sito non mostra un avviso sui cookie: non ce n'è nessuno da accettare.

Sono due consensi separati, tutti e due facoltativi, ciascuno con la sua casella.
Non sono una condizione del servizio: senza, VIISI funziona allo stesso modo.
Si revocano quando volete, scrivendo a privacy@viisi.it. La revoca non sospende mai il servizio e non cambia il prezzo.
Le email di servizio non sono newsletter: conferma dell'account, avvisi sulla prova e sull'abbonamento, risposte dell'assistenza. Arrivano finché c'è l'account.

9 · Come sono protetti

Il traffico fra i dispositivi e il server viaggia cifrato (HTTPS). Il badge invece va dal tablet alla stampante della reception sulla rete locale dell'azienda, senza cifratura: nome, azienda, referente, sede e codice per l'uscita. Le richieste degli utenti passano da un ruolo del database che vede solo le righe della propria azienda (la sicurezza per riga di PostgreSQL). Le password sono salvate come impronte Argon2id.

I codici delle sessioni, i link di conferma e di ripristino, i link per le imprese e le chiavi delle API si salvano solo come impronte. Il QR degli inviti, il QR permanente e il codice visita restano leggibili nel database, perché il chiosco li deve riconoscere. Per i registri del server vedi il punto 3. L'elenco completo delle misure è nell'allegato A dell'accordo sul trattamento dei dati.

10 · I vostri diritti

Potete chiedere di vedere i vostri dati, di correggerli, di cancellarli, di limitarne l'uso, di riceverli in un formato leggibile da un programma, e potete opporvi al trattamento basato sul legittimo interesse. Se avete dato un consenso, potete revocarlo quando volete: quello che è stato fatto prima resta valido. Scrivete a privacy@viisi.it: rispondiamo entro un mese, come prevede il GDPR.

Se siete un visitatore registrato al chiosco di un'azienda, la richiesta va fatta a quell'azienda, come detto al punto 2.

Se ritenete che il trattamento violi il GDPR, potete rivolgervi al Garante per la protezione dei dati personali.

11 · Modifiche

Se questa informativa cambia in modo sostanziale, avvisiamo per email gli amministratori delle aziende clienti prima che le modifiche abbiano effetto. La data in alto dice quando è cambiata l'ultima volta.