Che cos'è VIISI

VIISI sostituisce il registro visitatori di carta. Chi arriva si registra da solo su un tablet, il referente riceve subito una email, la persona compare nell'elenco di chi risulta in sede e ne esce quando registra l'uscita. Ogni visita resta nel registro, con l'ora di ogni passaggio.

Le tre parti che compongono il sistema:

Chi fa cosa

Chi fa VIISI

VIISI è un prodotto di AK Innovation, azienda di Castelfiorentino (FI) che progetta e produce software, app e marcatempo per la rilevazione delle presenze e la gestione del personale.

Creare l'account

La registrazione avviene dal sito, senza contattare nessuno e senza carta di credito.

1. Compila il modulo Servono un indirizzo email aziendale, una password di almeno dieci caratteri e i dati dell'azienda: ragione sociale, partita IVA, indirizzo, telefono e il nominativo di un referente.
2. Accetta i termini Due caselle sono obbligatorie. La prima accetta i termini di servizio e l'accordo sul trattamento dei dati. La seconda approva in modo specifico, come chiedono gli articoli 1341 e 1342 del codice civile, alcune clausole dei termini: rinnovo automatico, limiti di responsabilità, sospensione del servizio e Foro di Firenze. Le altre due — newsletter e avvisi commerciali — sono facoltative e registrate a parte. Nel portale oggi non c'è una pagina per revocarle: per farlo si scrive a privacy@viisi.it. Chi vuole prima una dimostrazione scrive a info@viisi.it.
3. Conferma l'indirizzo Arriva una email con un collegamento valido 24 ore. Cliccandolo l'account si attiva e la prova comincia. La pagina che si apre ha il pulsante Entra nel portale: si entra con l'email e la password scelte nel modulo.

La prova e l'abbonamento

La prova dura trenta giorni dal giorno in cui confermi l'indirizzo, con il prodotto completo e senza carta di credito. Cinque giorni prima della fine arriva un'email agli amministratori. Il giorno dopo la fine della prova il servizio si ferma, senza giorni di tolleranza: il portale non fa entrare e i chioschi non registrano. I dati restano sessanta giorni, poi si cancellano: lo spiega Quando i dati si cancellano, più avanti.

Per continuare basta scrivere a info@viisi.it, prima o dopo la fine della prova. Lo stato del vostro abbonamento si legge in Configurazione → Abbonamento e consumi: fino a quando vale, e quanti chioschi sono collegati.

Il portale di gestione

La dashboard

È la prima schermata dopo l'accesso e risponde a quattro domande: chi c'è adesso, cosa è previsto oggi, chi sta aspettando una risposta, cosa non ha funzionato.

Gli stati di una visita

Il menu si può restringere

In fondo alla colonna scura c'è Comprimi. La barra si riduce alle sole icone e lascia più spazio alle tabelle — utile su portatili con schermo piccolo, dove l'elenco delle visite ha molte colonne. Passando il puntatore su un'icona compare il nome della sezione.

La scelta viene ricordata: non c'è bisogno di rifarla ogni volta che si apre il portale. Per tornare indietro, la freccia nello stesso punto.

Cosa chiede il chiosco

Da Configurazione → Percorsi si decide, per ogni tipo di visitatore, quali passi mostrare e quali dati chiedere. Un corriere e un manutentore entrano dalla stessa porta ma compilano cose diverse.

I percorsi sono quattro per sede. Tre sono le strade fra cui sceglie chi arriva al chiosco — visitatore, fornitore, corriere — e l'elenco li mostra chiusi: un tocco sul nome ne apre uno, e aprirne un altro chiude il primo. Il quarto, evento, sta in fondo, sotto il riquadro Fuori dal chiosco: al chiosco non compare, e vale per le visite di tipo evento, che non passano dal tablet — per esempio quelle programmate da un assistente (capitolo 13) o dal vostro gestionale. Per loro decide, fra l'altro, se servono informative e firme. Il numero sulla linguetta li conta tutti, evento compreso.

Aperto un percorso, la prima cosa che si vede è la fila che vedrà chi arriva: le schermate numerate nell'ordine in cui compariranno, quali chiedono una risposta e quali il chiosco salta da sé. Accendendo o spegnendo un passo, la fila cambia sotto gli occhi — senza bisogno di andare al tablet a controllare.

Se a una sede manca uno dei quattro — succede alle sedi aperte prima che i percorsi si creassero da soli — un riquadro in cima all'elenco dice quale, per esempio «A Sede di Milano manca: evento», e Crea i percorsi mancanti li aggiunge senza toccare quelli che ci sono.

Le lingue del chiosco

Stanno in Configurazione → Sedi, nella scheda della sede, perché dipendono dal luogo: una sede italiana parte in italiano, una all'estero può partire in inglese. Ogni lingua ha il suo interruttore, e quelle accese compaiono nel selettore del chiosco. Una sola è la lingua di partenza, quella con cui il chiosco si apre e a cui torna dopo ogni registrazione: si sceglie con Fai partire da questa accanto alla lingua. Come il resto della sede, la scelta parte con Salva.

Con una sola lingua attiva il selettore sparisce: due pillole di cui una sola premibile sarebbero un comando che non comanda niente. L'ultima lingua accesa non si può spegnere.

Un tablet già in servizio passa alla nuova lingua di partenza quando riceve la configurazione — al più tardi entro un quarto d'ora — senza riavviarlo. Vale dalla versione 0.8.4 del chiosco: le precedenti potevano restare sulla lingua con cui erano partite, e si risolve aggiornando VIISI sul tablet.

Le sezioni del portale

La barra a sinistra raccoglie tutte le aree di lavoro. Le voci segnate in arrivo sono previste ma non ancora disponibili.

Sedi e ingressi

Alla registrazione VIISI crea per voi una Sede principale con l'indirizzo indicato nel modulo, e un Ingresso principale. Si può cominciare subito: sono entrambi rinominabili, e servono perché ogni visita e ogni chiosco appartengono sempre a una sede.

Aggiungere una sede

Da Configurazione → Sedi, con Nuova sede. Serve solo il nome: tutto il resto si può completare più avanti.

Cambiare una sede

In Configurazione → Sedi ogni sede è una riga chiusa, con l'indirizzo, le lingue, l'aspetto del chiosco e un pallino del colore dei suoi pulsanti. Un tocco la apre, una alla volta; con una sede sola è già aperta. Dentro c'è tutto in un modulo solo: i dati della sede, l'aspetto del chiosco (capitolo 6), le lingue e, in fondo, Disattiva.

Niente parte finché non premi Salva, nemmeno il logo o il colore. Appena cambi qualcosa compare in cima alla scheda una barra che dice cosa c'è da salvare, con Salva e Annulla le modifiche, e resta in vista mentre scorri; accanto al nome della sede compare Modifiche non salvate. Se Salva è spento, la barra scrive perché: manca il nome, le ore della chiusura automatica sono fuori da 1–168, il colore dei pulsanti non è un codice valido o il testo non ci si legge sopra. Un campo svuotato, come il telefono, si salva vuoto. Se il salvataggio non riesce, le modifiche restano nella scheda e il messaggio compare accanto a Salva.

Il portale rifiuta la disattivazione in tre casi, spiegando quale: se ci sono ancora visite aperte — chi è dentro deve poter uscire, e comparire nell'appello di emergenza —, se ci sono chioschi collegati, o se è l'unica sede attiva, perché senza non sarebbe più possibile registrare nulla.

Gli ingressi

Un ingresso è il punto fisico dove sta il chiosco. Serve a sapere da quale porta è entrata una persona e a far comparire il nome giusto sul badge. Una sede può averne più d'uno: portineria, varco merci, ingresso uffici. Si crea da Configurazione → Ingressi con Nuovo ingresso, oppure con il solo nome mentre si collega un chiosco (capitolo 5): modalità e stampante si sistemano poi qui.

Collegare un chiosco

Un tablet appena installato non sa a quale azienda appartiene. Glielo si dice una volta sola, con un codice di sei caratteri generato dal portale. In Configurazione → Dispositivi premi Collega un chiosco: si apre di lato una procedura che chiede tutto prima del codice, un passo alla volta.

Il chiosco è un'app per tablet Android. Oggi l'app la manda AK Innovation: si chiede a assistenza@viisi.it.

1. La sede Dove sta il tablet: da lì il chiosco prende logo, colori, lingue, percorsi e referenti. Con una sede sola il passo non c'è.
2. L'ingresso Da che porta è entrato chi si registra, e da quale stampante di rete esce il suo badge. Se la sede non ne ha ancora uno lo crei lì, con il solo nome. In fondo c'è anche Collega senza ingresso: il chiosco funziona lo stesso, ma le visite non diranno da che porta è entrato chi, e il badge si stampa dal tablet.
3. Il nome Servirà a riconoscerlo nell'elenco, per esempio Chiosco reception o Totem varco merci. Il portale lo propone a partire dall'ingresso, e avvisa se un altro chiosco si chiama già così.
4. Il PIN di uscita Da quattro a otto cifre: è la via per arrivare alle impostazioni di Android dal tablet (vedi Uscire dal chiosco quando serve a te). Si può collegare anche Senza PIN e metterlo dopo. Poi Genera il codice.
5. Il codice, sul tablet Apri VIISI sul tablet, digita il codice e premi Collega. Il tablet chiede anche un nome: scrivi quello che vuoi, resta quello scelto nel portale.

Il codice vale quindici minuti — il portale mostra il tempo che resta — e funziona una volta sola. L'alfabeto non contiene 0, O, 1, I e L, perché questi codici vengono spesso letti ad alta voce al telefono. Non c'è niente da premere per sapere se il tablet l'ha preso: entro pochi secondi la procedura passa da sola a Collegato, e il chiosco compare nell'elenco con il nome e il PIN scelti.

Da quel momento il chiosco scarica da solo la configurazione della sede: logo, colori, lingue, documenti da far firmare e percorsi di registrazione.

Se il codice non serve più

Annulla codice lo rende inutilizzabile subito: sul tablet risponde «Codice non valido o scaduto». È il gesto da fare se l'hai dettato alla persona sbagliata o se hai cambiato idea. Un codice scaduto o annullato si rifà con Genera un codice nuovo, con le stesse scelte; Cambia nome o PIN torna ai passi di prima.

Tenere d'occhio i chioschi

L'elenco mostra per ogni dispositivo la sede e l'ingresso, la versione installata, l'ultimo contatto e il PIN di uscita, che si cambia toccandolo: dove manca c'è scritto nessun PIN · imposta. Uno stato Silente significa che il tablet non dà notizie da più di quindici minuti: quasi sempre è spento o ha perso la rete. Sotto la versione, in piccolo, c'è aggiornato il con la data, quando il tablet usa una correzione arrivata via rete, oppure come installato, quando usa il codice dell'APK installato.

Se il chiosco fa qualcosa di strano

Chi ha il tablet davanti può scriverlo sul momento. Si tocca il marchio VIISI in fondo alla schermata di benvenuto e dentro il pannello che si apre c'è Segnala un problema: una frase, e basta. Non è un pulsante in vista, perché il chiosco sta in un atrio e non deve diventare una cassetta dei reclami per chi aspetta.

Al messaggio il chiosco unisce da sé quello che chi scrive non saprebbe dire: versione installata, modello del tablet, versione di Android, misura dello schermo, le ultime schermate viste e gli ultimi errori di rete. Sono esattamente le cose che servono per correggere senza indovinare. Se in quel momento la rete non c'è — e spesso è proprio il problema da segnalare — la frase resta sul tablet e parte da sola appena il collegamento torna.

Il chiosco

Chi arriva trova quattro strade e nessuna istruzione da leggere. La lingua si cambia in basso a sinistra.

Il pulsante scuro in fondo serve a registrare l'uscita: si inquadra il QR del badge, si digita il codice della visita, oppure ci si fa riconoscere con l'email o con nome e cognome (vedi Registrare l'uscita, più avanti).

Italiano e inglese

In basso a sinistra ci sono due pillole, IT ed EN. Toccando EN il chiosco passa all'inglese: tutte le schermate, i messaggi di errore, le date e i giorni della settimana.

La lingua scelta segue il visitatore: viene registrata insieme ai suoi dati, e da quel momento le email che riceve — invito, annullamento, conferma di uscita — gli arrivano in inglese. Se torna e sceglie l'italiano, da lì in poi le riceve in italiano.

Arrivare con un appuntamento

Chi ha ricevuto l'invito non deve reinserire nulla: i dati sono già stati scritti da chi ha creato la visita. Tocca Ho un appuntamento e si identifica in uno dei due modi.

Il riepilogo serve a evitare l'errore più banale: due persone della stessa azienda che arrivano insieme e si scambiano l'invito. Dopo la conferma restano le informative, che valgono anche per chi era atteso — l'appuntamento non esonera dalla privacy né dal regolamento di sicurezza.

Chi non trova l'invito ha comunque una via d'uscita in fondo alla schermata: registrami come nuovo visitatore porta al percorso di registrazione completo.

Registrarsi al chiosco

Chi non ha un appuntamento tocca Nuova registrazione e viene guidato passo per passo. Il numero dei passi dipende dalla configurazione: un corriere ne fa meno di un manutentore, perché il percorso è diverso.

La prima cosa che compare non è il modulo: è la proposta di leggere un biglietto da visita, che riempie i campi da sola. Arriva prima perché è prima che serve — chi comincia a battere il proprio nome e la scopre a metà strada non ci guadagna più niente.

Chi tocca Compila a mano passa al modulo e non se la vede più chiedere per il resto della registrazione. La fotocamera non si accende finché non si accetta: quella schermata è una domanda, non un obiettivo puntato.

Di norma serve almeno un recapito, email o telefono: senza, non sarebbe possibile inviare nulla né ricontattare la persona. Il chiosco lo dice esplicitamente invece di lasciare il pulsante spento senza spiegazioni. Il percorso può rendere il recapito facoltativo o non chiederlo: chi non lo lascia si registra lo stesso, ma se non ha appoggiato la tessera sanitaria alla visita successiva non c'è niente con cui riconoscerlo e in rubrica nasce una seconda scheda.

Senza digitare niente

Accettando la proposta si apre la fotocamera: si mostra quello che si ha in mano — non c'è da scegliere fra modi diversi, e non c'è da premere niente, il tablet riprova da sé finché non riesce a leggere. Chi ha detto Compila a mano e cambia idea trova la stessa offerta in cima al modulo, come riga discreta.

Quello che accetta, in ordine di quanto è preciso:

• Il QR di un biglietto da visita. Dentro c'è già tutto: nome, cognome, azienda, ruolo, telefono ed email si compilano da soli. La lettura avviene sul tablet e non esce niente.
• Il codice a barre della tessera sanitaria. Non porta il nome — il codice fiscale è fatto di consonanti compresse e non si torna indietro — ma porta il codice, ed è quello che farà riconoscere la persona la volta successiva senza consegnarle niente. Anche questa lettura avviene sul tablet.
• La banda di codici della carta d'identità o del passaporto, quella in fondo al retro fatta di caratteri fitti separati da chevron. Da lì si prendono nome e cognome, e nient'altro: non il numero del documento, non la residenza. La banda porta con sé delle cifre di controllo, quindi se la lettura è storta il chiosco se ne accorge e lo dice, invece di scrivere in anagrafica il nome di qualcun altro. Anche questa lettura avviene interamente sul tablet, e funziona anche senza rete.
• Un biglietto da visita senza QR, che è ancora la maggioranza. Qui non c'è niente di strutturato da leggere e serve qualcuno che interpreti l'impaginazione: la fotografia del cartoncino viene mandata a un servizio esterno, insieme al testo che il tablet ha già riconosciuto. Vedi il riquadro qui sotto.

In tutti i casi i campi restano modificabili: quello che il chiosco legge è una proposta, non un verbale.

I documenti proposti sono quelli che le regole impostate in Documenti prevedono per quella sede e quella tipologia di visitatore. Se manca l'accettazione di un documento obbligatorio, o la firma su un documento che la richiede, il chiosco elenca cosa manca e non prosegue.

Alla conferma la visita viene registrata, il referente riceve l'avviso e sullo schermo compare il codice visita: sei caratteri e un QR da inquadrare all'uscita. Accanto, se il percorso lo prevede, c'è il tesserino permanente da fotografare — la volta dopo basta mostrarlo. Dopo un minuto il chiosco torna da solo alla schermata di benvenuto, pronto per la persona successiva.

Registrare l'uscita

Dal pulsante Check-out della schermata di benvenuto ci si fa riconoscere in uno di cinque modi: Inquadra il QR del badge, il Codice di sei caratteri, l'Email, il Nome e cognome, oppure il Biglietto da visita mostrato alla fotocamera. Email e nome si scrivono per intero e devono corrispondere esattamente: il chiosco non mostra mai un elenco fra cui scegliere, perché farebbe vedere a chiunque chi è in sede. Se più persone corrispondono, chiede il codice senza dire chi sono. Un dato non riconosciuto riceve un messaggio neutro, che non rivela se quella visita non esiste o se è già chiusa.

Il Biglietto usa lo stesso lettore della registrazione: un biglietto senza QR va a OpenAI, come spiegato più indietro.

Chi viene tutte le settimane

Il manutentore che passa ogni martedì compila lo stesso modulo cinquanta volte l'anno. Perché non lo faccia più gli si consegna una credenziale, e da quel momento sul chiosco sceglie Sono già registrato: il modulo si riempie da sé e a lui resta solo da confermare.

Le credenziali sono di due tipi, e si consegnano dalla scheda della persona in Rubrica.

Il QR permanente. Lo genera VIISI e gli arriva per email come immagine, da tenere sul telefono o stampata. Si mostra alla fotocamera del chiosco. Funziona su qualunque tablet, anche senza NFC.

Il tesserino. Se l'azienda ha già dei tesserini — mensa, tornello, fotocopiatrice — vanno bene quelli: si appoggiano al retro del tablet e in un secondo è fatta. Non serve comprarne di nuovi e non si scrive niente sopra: VIISI legge soltanto il numero di serie che ogni tessera annuncia da sé.

Iscrivere un tesserino

Il numero di un tesserino non è stampato da nessuna parte, e per leggerlo servirebbe un lettore da tavolo. Il lettore però ce l'hai già: è il chiosco.

1. Fai appoggiare il tesserino al tablet, in Sono già registrato. Il chiosco dirà che non lo riconosce — è quello che deve fare, non è ancora di nessuno.
2. Nel portale apri la scheda della persona in Rubrica e premi Leggi dal chiosco.
3. Il numero compare, con l'ora e il chiosco da cui è passato. Premi Registra la tessera.

Fra il primo e il terzo passo devono passare meno di dieci minuti: dopo, il numero non è più in attesa e basta far riappoggiare il tesserino.

Una credenziale si revoca dalla stessa scheda, e da quel momento non funziona più — utile quando un tesserino viene perso. Si può anche darle una scadenza, per esempio la durata di un cantiere.

Consegnarla senza doversene ricordare

Tutto quello che precede presuppone che qualcuno, in reception, apra la scheda e rilasci la credenziale. Funziona, ma va ricordato: il visitatore se ne va senza, e alla visita dopo ricompila da capo.

Da Configurazione → Percorsi → Cosa gli diamo si accende Consegna un tesserino a fine registrazione: da quel momento chi si registra a quel percorso lo riceve da sé, mostrato a schermo in forma di tesserino da fotografare. Il portafoglio ce l'hanno già tutti nella galleria del telefono, e non c'è niente da stampare né da installare.

Accanto c'è Può prendere una tessera NFC dal cestino. Si tiene in reception un pacco di tessere vuote — costano centesimi — chi si registra ne prende una, la appoggia al chiosco, e da quel momento è sua. Una tessera già di qualcun altro non cambia padrone: il chiosco dice di prenderne un'altra, senza dire di chi era.

La fotografia

Un tesserino con un codice e un nome, mostrato alla reception di uno stabilimento, si sente chiedere un documento lo stesso: un codice a barre dice che quella credenziale esiste, non che è di chi la sta mostrando. Dal passo Foto del visitatore del percorso, il chiosco chiede un ritratto con la fotocamera frontale, e con Il tesserino mostra la fotografia quel volto finisce accanto al codice.

La fotografia resta nella scheda della persona in Rubrica. Non compare nell'elenco dei presenti né nell'appello di evacuazione, e non va sul badge.

Quando arrivano in dieci

Una riunione con dieci ospiti davanti a un tablet solo è una fila. Dal menu del chiosco, Registrati col tuo telefono mostra un QR: chi lo inquadra apre lo stesso modulo sul proprio telefono e si registra da lì, mentre il tablet resta libero per chi arriva da solo.

Aspetto e regole della sede

Il chiosco si presenta con l'aspetto della sede in cui sta. Si sceglie nella scheda della sede, in Configurazione → Sedi, alla voce Aspetto del chiosco, accanto alle regole della sede: dopo quante ore una visita ancora aperta viene chiusa d'ufficio, e quali lingue sono attive. Sono tre scelte, e l'anteprima lì accanto — il pannello del chiosco e un pulsante Avanti — cambia mentre le fai.

Se il testo non si legge sopra il colore scelto, Salva resta spento e il portale dice di quanto manca: sul chiosco quelle etichette le legge chiunque arrivi, non solo chi ha scelto il colore. Il colore del testo non si imposta — bianco o scuro secondo il fondo, deciso da VIISI. Come tutto il resto della scheda, l'aspetto parte solo con Salva, e da lì arriva ai tablet da sé.

Su totem verticale

La stessa applicazione si riorganizza da sola quando lo schermo è verticale. Non ci sono due versioni da mantenere.

Ricevere un visitatore

Dal vostro calendario, senza aprire VIISI

Chi organizza le visite lo fa già nel proprio calendario. Invece di chiedergli di riscriverle nel portale, si aggiunge VIISI fra i partecipanti: Outlook, Google e Thunderbird mandano l'invito a tutti gli invitati, VIISI compreso. Da quel messaggio VIISI prepara la visita, e chi organizza la conferma con un clic.

L'indirizzo da invitare sta in Configurazione → Calendario, ed è lo stesso per tutte le aziende. VIISI riconosce la vostra da chi organizza l'appuntamento, che dev'essere un vostro utente o referente attivo, con lo stesso indirizzo email che usa nel calendario. Chi organizza mette fra i partecipanti il visitatore e, accanto, VIISI.

1. Arriva l'email di conferma Entro un paio di minuti chi organizza riceve un'email di VIISI con un collegamento, al suo indirizzo come lo avete in anagrafica. La pagina mostra azienda e partita IVA, orario e visitatore; nel registro, fin qui, non è cambiato niente.
2. Si conferma Si spunta Ho controllato azienda, orario e visitatore e si preme Conferma: la visita nasce Programmata, e l'invito con il QR lo mandi tu con Invito sulla riga, dopo averla controllata.
3. Oppure si conferma e si manda il QR Chi nel portale può premere Invito — amministratore (admin), reception e referente — trova anche Conferma e manda il QR: la visita nasce e al visitatore parte subito l'invito con il QR. Gli altri trovano solo Conferma, e la pagina dice perché.

Senza clic, dopo tre giorni la richiesta scade e nel registro non cambia niente; se l'appuntamento vale ancora, basta rimandarlo dal calendario. Gli spostamenti e le disdette chiedono la stessa conferma, con la domanda giusta: «lo spostamento l'hai fatto tu?», «l'appuntamento l'hai disdetto tu?». Per una disdetta c'è solo Conferma, e se il visitatore aveva già l'invito gli arriva l'avviso di annullamento. Se aveva già il QR, dopo uno spostamento confermato gli arriva da solo l'invito con l'orario nuovo. Di un appuntamento che si ripete VIISI registra solo il prossimo.

I cambiamenti di una visita li conferma chi l'ha confermata. Uno spostamento o una disdetta mandati da un'altra casella — per esempio da un collega invitato alla stessa riunione — chiedono la conferma a chi aveva confermato la visita, all'indirizzo che ha in anagrafica, e non a chi ha mandato il messaggio. Vale anche per i calendari condivisi di Google, dove nel messaggio risulta organizzatore chi ha fatto la modifica. L'email e la pagina dicono che il cambiamento non viene dal suo calendario e chi lo ha mandato: si conferma solo se si sa che è giusto. Se chi aveva confermato la visita non è più fra i vostri utenti o referenti attivi, dal calendario la visita non si sposta e non si annulla più: il messaggio finisce fra gli Inviti non accettati col motivo, la visita resta com'era, e se l'appuntamento è davvero cambiato si avvisa la reception.

Una disdetta in attesa di conferma non la cancella un messaggio qualsiasi: un messaggio scartato non chiude una disdetta, che resta da confermare. La chiudono solo un aggiornamento dello stesso appuntamento, che fa partire un'altra email, la scadenza o la conferma.

Una disdetta che si chiude senza conferma — scaduta, superata da un altro messaggio, o trattenuta perché sono arrivate troppe richieste in poco tempo — non è registrata: la visita resta valida, e il QR, se il visitatore l'aveva già, continua a funzionare. Dal calendario non si rimanda, perché lì l'appuntamento non c'è più, e dal portale una visita non si annulla (lo può fare l'assistente del capitolo 13, se l'avete collegato): se l'appuntamento è davvero disdetto, chiedete a chi organizza di quale visita si tratta e avvisate la reception. Allo stesso modo uno spostamento non confermato lascia la visita all'orario di prima, e si rifà dal calendario: dal portale una visita non si sposta. La linguetta Calendario lo dice accanto a ogni richiesta.

Due cose da non fare. Non togliere VIISI dall'appuntamento quando si è finito: la visita resta com'è, e le modifiche successive non arrivano più. E non aspettarsi una risposta: VIISI non risponde agli inviti, e nel calendario di chi organizza resta «in attesa di risposta». È normale.

Nella linguetta Calendario le richieste si vedono sotto In attesa di conferma, quelle degli ultimi sette giorni. Prima della conferma dicono solo il tipo, lo stato, chi organizza e le date; titolo, orario e visitatore compaiono dopo, quando la visita è nel registro. Sotto ancora ci sono gli Inviti non accettati, col motivo: il più comune è che chi ha organizzato non è fra i vostri utenti o referenti, o ci è con un altro indirizzo. Dove il server non ha la casella che riceve gli inviti, la linguetta dice che la funzione non è attiva e non mostra nessun indirizzo. Se la casella non viene letta da più di un quarto d'ora, la linguetta lo dice in rosso (La casella degli inviti non viene letta dalle…): gli inviti arrivano quando torna, e se dura conviene avvisare l'assistenza.

Il percorso completo di una visita annunciata.

Le azioni cambiano con lo stato della visita, perché mostrarle tutte sempre confonderebbe: una visita attesa offre Invito e Check-in, una in attesa offre Autorizza e Rifiuta, una persona presente offre Check-out.

1. Il referente crea la visita Dal portale, con nome, azienda di provenienza, email, giorno e ora, motivo. I motivi fra cui scegliere sono quelli configurati in Percorsi, gli stessi che il chiosco mostra a chi arriva. Si possono aggiungere gli accompagnatori: entreranno e usciranno insieme alla persona principale.
2. Parte l'invito La spunta Manda subito l'invito per email è accesa quando c'è l'indirizzo del visitatore: l'invito parte insieme alla visita. Senza email si manda più tardi, con il pulsante Invito sulla riga. Il messaggio porta l'indirizzo della sede, le indicazioni per raggiungerla, il nome del referente, il QR code personale come immagine e il codice in sei caratteri leggibili — che serve a chi legge la posta con le immagini spente.
3. Il promemoria, se serve Fra l'invito e la visita possono passare giorni. Sotto la spunta si sceglie se mandare un secondo messaggio il giorno prima o un'ora prima: parte da solo al momento giusto, con lo stesso QR dell'invito, e viene tolto se la persona nel frattempo è già entrata o la visita è stata annullata.
4. All'arrivo, il QR Il visitatore lo inquadra al chiosco e conferma i dati, che sono già compilati. Se il QR non si legge, digita il codice: si arriva allo stesso punto.
5. Informativa e firma Se la sede lo richiede, legge l'informativa privacy e firma il regolamento direttamente sullo schermo.
6. Il referente viene avvisato Riceve una email con nome, azienda, motivo e ora di arrivo. Nell'elenco visite l'orario concordato resta accanto a quello vero — 15:24, su 15:00 · 24 min dopo — perché nessuno viene fermato per essere arrivato prima o dopo, ma chi organizza deve poterlo vedere. Sotto il quarto d'ora non si scrive niente: un ingresso alle 15:04 per le 15:00 è puntuale.
7. Badge Viene generato un badge con nome, azienda, referente e un QR per l'uscita.
8. All'uscita, il check-out Dal chiosco, oppure dalla reception cercando il nome. Gli accompagnatori escono insieme.

Com'è fatto l'invito

L'invito parte con Invito sulla riga della visita, e si può rimandare quante volte serve: se la data cambia, o se il messaggio è finito nella posta indesiderata, basta ripetere l'invio. L'email contiene:

Chi può ricevere visitatori

L'elenco dei referenti si gestisce in Referenti interni. Ogni persona ha un'email — è lì che arrivano gli avvisi di arrivo — e può avere un reparto.

Il pulsante Importa elenco accetta righe incollate da un foglio di calcolo, nell'ordine nome, cognome, email, telefono. Chi è già presente con la stessa email viene aggiornato invece di essere duplicato: gli elenchi del personale si esportano più volte, e ogni riesportazione non deve raddoppiare la rubrica.

Il visitatore senza appuntamento

Sceglie Nuova registrazione e inserisce nome, cognome, azienda, un recapito e il motivo della visita. Cerca il referente digitando le prime lettere del cognome.

Autorizzare o rifiutare

Oggi tutti i percorsi nascono con l'accesso automatico: chi si registra al chiosco entra subito, e il referente riceve l'avviso di arrivo, senza pulsanti. Il portale non ha una scelta per cambiarlo: in Configurazione → Percorsi non c'è. Il programma prevede altre tre modalità, che oggi dal portale non si accendono:

Quando una visita resta In attesa, il referente riceve una email con due pulsanti, Autorizza e Rifiuta. Funzionano senza fare l'accesso, valgono 24 ore e una volta sola. Dal portale la stessa visita si autorizza o si rifiuta da Visite.

Il rifiuto

Chi rifiuta può indicare una motivazione. Questa resta interna: la vedono solo reception, amministratori e sicurezza. Al visitatore non viene mai mostrata, e il suo QR code smette di funzionare.

Documenti obbligatori

Se un percorso richiede la firma di documenti, il check-in non si completa finché non sono stati accettati tutti. Il chiosco elenca quali mancano. Le carte delle imprese esterne — DURC, formazione, polizza — sono un'altra cosa, e oggi al chiosco non fermano nessuno (capitolo 11).

Chi è in sede adesso

La sezione Presenti ora mostra chi risulta dentro: ospiti, fornitori, corrieri e i loro accompagnatori, con l'azienda, il referente, il reparto, l'ora di ingresso, da quanti minuti sono dentro e il codice del badge. Si aggiorna da sola ogni trenta secondi. Il tempo in rosso segnala chi è rimasto oltre la durata prevista per la sua visita. La vedono amministratori, reception e sicurezza; il referente no.

In caso di evacuazione

Il pulsante Avvia appello apre una vista pensata per essere usata in piedi, fuori dall'edificio, con il telefono in mano: caratteri grandi, nessun dato superfluo, due soli pulsanti per persona.

1. Avvia l'appello L'elenco viene congelato in quel momento: non cambia più sotto le dita di chi lo sta usando.
2. Segna chi hai trovato Ogni nome si marca come Trovata o Manca, e i tre contatori in alto si aggiornano. Accanto al nome ci sono azienda, reparto, referente e, se la persona l'ha lasciato, il telefono.
3. Chiudi l'emergenza L'elenco torna ad aggiornarsi da solo.

Sicurezza ed emergenze

VIISI sostituisce il registro visitatori di carta anche nella parte che riguarda la sicurezza. Tiene traccia di chi risulta dentro, fa leggere e firmare le regole prima di entrare, e aiuta a tenere in ordine le carte delle imprese esterne. Questo capitolo mette insieme cosa fa e, accanto, il limite da sapere. I dettagli stanno nei capitoli indicati.

Cosa VIISI non fa

• Non sostituisce il piano di emergenza, la valutazione dei rischi, il DUVRI né le altre verifiche che la legge affida al datore di lavoro o al committente. Gli obblighi restano vostri: VIISI tiene traccia di quello che fate e vi aiuta a dimostrarlo.
• Non registra i dipendenti. L'elenco dei presenti è quello di chi arriva da fuori e si registra.
• Non decide chi entra. La decisione resta dell'azienda e di chi sta all'ingresso, anche quando lo scadenzario dice che le carte di un'impresa non sono in regola.
• Non ha un tasto Emergenza sul chiosco.
• Non lavora con il servizio sospeso. Una sospensione ferma portale e chioschi, e con loro l'elenco dei presenti e l'appello (capitolo 2).

Come usarlo bene

1. Insistete sull'uscita L'elenco è giusto quanto le uscite registrate. Al chiosco si esce con il QR del badge, il codice, l'email o il nome: ricordatelo a chi se ne va.
2. Scegliete bene la chiusura automatica In Configurazione → Sedi, pensando al turno più lungo di chi viene da fuori: va da 1 a 168 ore.
3. Date il ruolo sicurezza a chi fa l'appello E provate l'appello da un telefono prima che serva davvero.
4. Tenete una copia di riserva su carta Senza rete il portale non si apre, e con il servizio sospeso si ferma tutto: all'ingresso deve restare un modo per annotare chi entra.
5. Fate rileggere le vostre regole I documenti da far firmare e il catalogo delle carte delle imprese li decidete voi. Fateli rivedere da chi segue la sicurezza della vostra azienda.

Imprese esterne e documenti

Le imprese che lavorano dentro — manutentori, impiantisti, ditte delle pulizie — devono avere certe carte in corso di validità: il DURC, una polizza, la formazione dei loro tecnici. VIISI tiene l'elenco delle imprese, dice cosa manca e cosa sta per scadere, e chiede i documenti all'impresa con un link. Tutto sta in Imprese e documenti.

Il catalogo: cosa si chiede

Il catalogo sta in Configurazione → Documenti fornitori; da Imprese e documenti ci porta il pulsante Quali documenti chiedere. Il catalogo lo apre e lo cambia solo l'amministratore: chi ha il ruolo sicurezza vede il pulsante, ma la pagina gli risponde che è riservata agli amministratori. Ogni azienda parte con questo, e lo cambia come le serve:

Per ogni documento si sceglie:

Le imprese

Nuova impresa chiede solo la ragione sociale; il resto si aggiunge dopo. Conviene però scrivere subito l'email per i documenti: è lì che parte ogni richiesta, e senza indirizzo nessuna richiesta può partire. Ci sono anche partita IVA, referente, codice nel vostro gestionale e note interne. Se l'impresa è già nota — per esempio perché un suo tecnico si è registrato al chiosco — scrivete la stessa ragione sociale: VIISI la riconosce e non la duplica.

La linguetta Imprese le elenca tutte, con lo stato: attiva, in pausa o cessata. Il pulsante Scheda apre il dettaglio di un'impresa.

Lo scadenzario

La linguetta Da chiedere mostra le imprese che hanno qualcosa da sistemare, una riga per impresa, con il riassunto: Mai consegnato, Scaduto, Respinto, In scadenza. In alto si sceglie l'orizzonte: Già scaduti, Entro 7 giorni, Entro 30 giorni, Entro 90 giorni. L'ordine segue l'urgenza: prima gli obblighi mai consegnati, poi quello che è scaduto o respinto, poi quello che scade presto. Le imprese in pausa o cessate non compaiono.

Chiedere i documenti

1. Scegli cosa chiedere La casella accanto al nome sceglie tutti i documenti di un'impresa; aprendo l'impresa si scelgono uno per uno.
2. Aggiungi due righe, se servono Per esempio «servono per il cantiere di ottobre».
3. Manda le richieste Parte una email per impresa, all'indirizzo per i documenti. Le imprese senza indirizzo non ricevono niente, e il portale le elenca.

L'email porta un link valido quindici giorni. Il fornitore non crea un account e non ha una password: dal link vede cosa gli chiedete e, per ogni documento, scrive fino a quando vale e l'eventuale numero, poi carica il PDF (fino a 8 MB) oppure scrive l'indirizzo https del suo archivio. Per i documenti delle persone il modulo chiede anche la data di assunzione e il tipo di rapporto, che servono al tesserino. Per i documenti di cui si conserva solo la scadenza, il file non si allega.

Verificare quello che arriva

Un documento consegnato dal link arriva Da verificare. Nella scheda dell'impresa si apre il PDF, oppure il collegamento, di cui si vede prima il sito di destinazione. Poi si preme Approva o Respingi. Per respingere bisogna scrivere il motivo, che resta accanto al documento nella scheda. VIISI non lo manda al fornitore: diteglielo voi, per esempio nelle due righe di una nuova richiesta. VIISI non legge il contenuto dei documenti: la verifica la fa una persona.

Una carta arrivata per un'altra strada — per email, a mano — si registra dalla riga che la aspetta, con Registra a mano: numero, data di rilascio, scadenza proposta dal catalogo e, se c'è, il PDF. Si può registrare anche senza file, scrivendo perché.

La squadra

Nella scheda dell'impresa, La squadra elenca le persone che in Rubrica risultano di quell'impresa, di solito perché si sono registrate al chiosco scrivendo quel nome di azienda. Metti in squadra e Togli dalla squadra decidono a chi si chiedono i documenti personali: a chi non è in squadra non si chiede niente. Sempre nella scheda, Cosa si chiede a questa impresa toglie i documenti che a lei non servono, con il motivo se volete.

Pausa e cessazione

Metti in pausa toglie l'impresa dallo scadenzario e chiude i link già mandati: è il gesto giusto per chi ha finito il lavoro. Riattiva la riporta indietro. Le imprese in pausa fino a una data, o cessate, si vedono nell'elenco, ma il portale oggi non ha i comandi per impostare questi due stati.

Al chiosco

Il tesserino di riconoscimento

Il tesserino è nel catalogo come documento di ogni persona in squadra: VIISI tiene traccia del fatto che ci sia e fino a quando vale. La data di assunzione e il tipo di rapporto li dichiara l'impresa dal link. L'obbligo di dare il tesserino resta del datore di lavoro di chi lavora in appalto. La descrizione del catalogo dice che si può stampare per conto dell'impresa: oggi dal portale non si può, perché manca il pulsante.

Per chi ha già un gestionale

Con una chiave di integrazione, l'API legge le imprese e lo scadenzario, registra i documenti con la loro scadenza, e risponde a un tornello se una tessera o un codice possono entrare. La guida per chi la usa è sul sito, alla pagina /api/.

Documenti, firme e privacy

I documenti

1. Crea il documento Titolo, tipo e — scelta importante — se richiede la firma oppure la sola presa visione. Con la firma attiva, il check-in non si completa finché il visitatore non ha firmato.
2. Carica il PDF Massimo 8 MB. Finché manca il file, il documento non viene mostrato a nessuno.
3. Stabilisci a chi si applica Una regola indica sede e tipologia di visitatore. Lasciando un campo su Tutte, la regola vale per ogni caso di quel campo. Senza regole il documento resta inerte: esiste, ma nessuno se lo vede proporre.

Il pulsante Accettazioni elenca chi ha accettato, quale versione e quando, con l'indicazione di chi ha anche firmato.

Cosa viene registrato a ogni firma

Report ed esportazione del registro

La sezione Report riassume un periodo a scelta — sette giorni, un mese, tre mesi, un anno — e mostra quante visite ci sono state, quante si sono concluse regolarmente, la durata media, e quali referenti e aziende ricorrono di più.

I due pulsanti in alto esportano il registro completo del periodo: una riga per visita, con anagrafica, orari, referente, stato, badge e numero di documenti accettati.

L'esportazione la fanno amministratore e reception. Il ruolo sicurezza vede le statistiche, ma non esporta il registro.

Per quanto restano i dati

I tempi di serie sono questi, e dal portale non si cambiano. Li applica ogni notte un'attività automatica:

Le visite non si cancellano: dopo l'anonimizzazione restano come numeri, così i conteggi storici tornano. Restano anche le firme raccolte, i dati scritti sulla visita — come le note e i campi vostri — e le email mandate. Se vi servono tempi diversi, scrivete a assistenza@viisi.it: i tempi si possono impostare azienda per azienda, ma lo fa AK Innovation, non il portale.

La fotografia del visitatore è spenta di serie: si accende nel percorso, con il passo Foto del visitatore. Del documento d'identità VIISI non tiene né l'immagine né il numero: dalla banda prende soltanto nome e cognome.

Quando una persona esercita i propri diritti

Chiunque può chiedere di sapere quali dati sono conservati sul suo conto, e di cancellarli. Entrambe le richieste si evadono dalla Rubrica visitatori, aprendo la scheda della persona.

Entrambe le operazioni finiscono nel giornale delle operazioni, perché anche estrarre dati è a sua volta un trattamento e deve restare tracciato chi l'ha fatto e quando. Il giornale oggi non si legge dal portale.

Doppioni e segnalazioni

La stessa persona registrata con recapiti diversi genera due schede. Il pulsante Unifica le fonde: le visite passano sulla scheda scelta e i recapiti mancanti vengono recuperati dal duplicato.

Chiedere a un assistente

VIISI si può interrogare a voce, o per iscritto, da un assistente conversazionale — Claude e gli altri che parlano il protocollo MCP. Non è una funzione del portale: è un piccolo programma che si installa sul proprio computer e fa da ponte.

Cosa può fare

Sette cose le legge soltanto:

E tre scrivono:

Come si collega

Serve una volta sola, e la fa chi gestisce il computer. Nella configurazione MCP del proprio assistente si aggiunge una voce con l'indirizzo di VIISI e le proprie credenziali:

{
  "mcpServers": {
    "viisi": {
      "command": "node",
      "args": ["C:/viisi-mcp/dist/index.js"],
      "env": {
        "VIISI_API": "https://viisi.ak8.cloud/v1/api",
        "VIISI_EMAIL": "tu@azienda.it",
        "VIISI_PASSWORD": "…"
      }
    }
  }
}

Quando qualcosa non va

A chi scrivere

Cosa fare prima di aprire una segnalazione

1. Annota l'ora esatta Serve a ritrovare l'operazione nel registro.
2. Segna il codice della visita Sono sei caratteri, stampati sul badge.
3. Descrivi cosa ti aspettavi Non solo cosa è successo: sapere cosa doveva succedere accorcia la diagnosi.

Per AK Innovation

Questo capitolo è per chi gestisce VIISI in AK Innovation, dall'osservatorio. Alle aziende clienti dice solo una cosa: le email che VIISI manda le scrive AK, e sono le stesse per tutte le aziende, salvo quelle che hanno un testo proprio.

I testi delle email

L'invito al visitatore, l'avviso al referente, la conferma della registrazione, gli avvisi della prova e dell'abbonamento: i loro testi si cambiano dalla scheda Testi delle email dell'osservatorio, senza un aggiornamento di VIISI.

1. Scegli l'email L'elenco è diviso per chi la riceve. Ogni riga dice la lingua, l'ultima modifica e chi l'ha fatta, quante aziende hanno un testo proprio, e se c'è qualcosa da guardare.
2. Cambia oggetto e testo Accanto ci sono i segnaposto di quell'email, con un esempio: un clic lo mette dove c'è il cursore. Sotto, l'anteprima con dati di esempio, come la vedrà chi la riceve.
3. Prova prima di salvare Manda una prova al mio indirizzo la manda solo a te, all'indirizzo con cui entri nell'osservatorio (se quella casella non riceve posta, la prova non arriva), con l'oggetto che comincia per [PROVA] e il testo che hai sullo schermo, anche non salvato. Nella prova dell'invito e dell'annullamento manca l'appuntamento per il calendario, apposta: finirebbe nel tuo. Al massimo dieci all'ora.
4. Salva Il testo vale dalla prossima email che parte, anche per quelle già in coda. Se nel frattempo qualcun altro ha salvato lo stesso testo, la scheda te lo dice e ti fa scegliere quale tenere.

La scheda avvisa quando un segnaposto, per quell'email, resta vuoto, anche solo in quel momento (nell'avviso dell'arrivo l'ora d'uscita non c'è ancora). Non lascia salvare un testo senza il collegamento che le serve, per esempio quello per confermare la registrazione, o con il collegamento attaccato ad altre parole, né un oggetto che quando l'email parte resta vuoto. Ogni versione resta nella Storia del testo, con chi l'ha scritta e quando, e Ripristina rimette in uso una versione vecchia. Ogni modifica lascia una riga nel giornale della scheda AK, senza il testo.

Un'azienda che ha un testo suo continua a usare il suo. Le conferme degli inviti di calendario no: parte sempre il testo di VIISI.

La posta

La scheda Posta dell'osservatorio legge le caselle di VIISI: Assistenza (assistenza@viisi.it), Info e Privacy (info@viisi.it: in Privacy vanno i messaggi arrivati a privacy@viisi.it, che non ha una casella sua) e Cestino. Il numero accanto a ogni sezione, e sulla linguetta, sono i messaggi non letti. Un messaggio è di Privacy se privacy@ è fra i destinatari o se lo dicono i server di Aruba che lo hanno consegnato: non basta che lo scriva chi lo manda.

1. Leggere Aprendo un messaggio lo si segna letto anche per la webmail; Segna come non letto lo rimette com'era. Le immagini esterne restano bloccate finché non premi Mostra le immagini: aprirle dice a chi ha scritto che il messaggio è stato letto, e quando. Gli allegati si scaricano con Scarica e non si aprono nella scheda; delle immagini c'è l'anteprima, con Vedi.
2. Rispondere Rispondi scrive dalla stessa casella, con il messaggio citato sotto, e lascia la copia negli Inviati. Da Privacy la risposta parte come privacy@viisi.it; se il server non lo permette parte da info@viisi.it, con «Rispondi a» privacy@viisi.it, e la scheda lo dice.
3. Mettere in ordine Archivia sposta il messaggio nell'archivio della casella, Elimina nel suo cestino; dal Cestino, Rimetti in arrivo. Da qui nessun messaggio sparisce per sempre: il cestino si svuota dalla webmail. Un messaggio troppo grande per la scheda si legge dalla webmail, ma da qui lo si segna letto, si archivia o si elimina lo stesso.

I messaggi restano sul server di posta: VIISI non ne tiene una copia. Ogni archiviazione, eliminazione e risposta lascia una riga nel giornale della scheda AK, senza l'oggetto né il testo. Se una casella non risponde, o il server rifiuta la sua password, la sezione lo dice e le altre continuano a funzionare; con la password sbagliata VIISI aspetta dieci minuti prima di riprovare, per non far bloccare la casella.